E-Rechnung: was wirklich gilt, und was nur behauptet wird

Die Pflicht kommt in Stufen, und die erste ist längst vorbei. Wer heute noch nicht empfangen kann, ist nicht spät dran, sondern seit dem 1. Januar 2025 im Rückstand. Das Ausstellen folgt, und zwar nach Größe gestaffelt.

Was eine E-Rechnung ist und was keine

Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten Format vorliegen, das sich maschinell auswerten lässt, und die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist das Wort strukturiert.

Ein PDF ist damit keine E-Rechnung, auch kein besonders schönes. Ein eingescanntes Papier erst recht nicht. Beides sind, in der Sprache des Gesetzes, sonstige Rechnungen. In Deutschland erfüllen zwei Formate die Norm:

• XRechnung ist reiner Datensatz, eine XML-Datei. Für Menschen ohne Hilfsmittel praktisch nicht lesbar, für Programme eindeutig.
• ZUGFeRD ab Fassung 2.0.1 ist beides in einer Datei: ein PDF, das man ansehen kann, mit dem Datensatz darin eingebettet. Für den Mittelstand meist der angenehmere Weg, weil der Empfänger nichts Neues können muss.

Die Stufen, und wo Sie darin stehen

Die Pflicht zum Empfangen gilt für alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Es braucht dafür keine Software: Ein Postfach, das die Datei annehmen kann, genügt formal. Ein Lieferant darf seit diesem Datum eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen, und Sie können sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie könnten damit nicht umgehen.

Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen:

Es gibt Ausnahmen. Rechnungen über Kleinbeträge und Fahrausweise bleiben außen vor. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen, empfangen können müssen sie trotzdem. Ob Sie unter eine Ausnahme fallen, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung verbindlich; dieser Text kann es nicht.

Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung ohnehin schon länger Pflicht. Wer dort liefert, hat den Weg meist hinter sich.

Der Teil, der regelmäßig vergessen wird: die Aufbewahrung

Eine E-Rechnung ist in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden ist. Das heißt: Der strukturierte Teil muss erhalten bleiben. Ein PDF-Ausdruck des Datensatzes genügt nicht, und ein Ablagesystem, das aus der Datei ein Bild macht, vernichtet genau das, was aufzubewahren war.

Für Rechnungen gilt inzwischen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Wer heute ein Ablagesystem auswählt, sollte also fragen, ob es die Originaldatei behält, nicht nur eine Ansicht davon.

Was das praktisch für einen Mittelständler bedeutet

1. Empfangsweg klären, heute

   Eine Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken, und ein Ort, an dem die Originaldatei liegen bleibt. Das ist die Pflicht, die schon gilt.

2. Prüfen, woher Ihre Rechnungen kommen

   Entstehen sie in einem Programm, das die Norm kennt, ist die Umstellung eine Einstellung. Entstehen sie in einer Tabelle oder Textvorlage, ist sie ein Projekt. Das ist der eigentliche Unterschied, nicht das Datum.

3. Nicht auf die eigene Frist warten

   Wer erst 2028 ausstellen muss, aber ab 2027 von größeren Kunden strukturierte Rechnungen bekommt, braucht die Verarbeitung ohnehin vorher. Die beiden Termine trennen sich in der Praxis kaum.

Wie wir das in Anwendungen bauen

In jeder Anwendung, die Rechnungen erzeugt, entsteht der Datensatz zuerst und das Sichtbare daraus. Nicht umgekehrt. Damit kann das Bild nicht vom Datensatz abweichen. Geprüft wird nicht am Datenmodell, sondern am fertigen Dokument: Ein Test liest den Text und den eingebetteten Datensatz aus der erzeugten Datei zurück und vergleicht beide. Nur so ist belegt, dass im Dokument steht, was drinstehen soll.

Umgesetzt ist das unter anderem in einer Warenwirtschaft für ein Übersetzungsbüro (Fallstudie), in einem Auftragsportal für einen Stahlbaubetrieb und im Rechnungswerkzeug der Fox-Familie.