Berufsgeheimnis ist keine Einstellung, die man anhakt.
Wer Mandate führt, darf Unterlagen nicht in einem Mailanhang durch die Welt schicken und nicht in einer Cloud ablegen, deren Betreiber mitlesen könnte. Das sind die Abläufe, für die hier schon gebaut wurde.
- Gebaut für
- Rechts- und Steuerberatung, Sachverständige, Beratung
- Trennung
- eigene Datenbank und eigener Schlüssel je Organisation
- Stand
- im Betrieb, erste Organisationen live
- Grenze
- keine Cloud-KI in Mandatsdaten
Was in diesen Betrieben tatsächlich zu tun ist.
Keine Funktionsliste, sondern die Abläufe, an denen sich entscheidet, ob ein Werkzeug benutzt wird. Jeder davon ist in mindestens einem Projekt gebaut.
Unterlagen austauschen, ohne Mailanhang
Dokumente liegen verschlüsselt, der Zugriff ist protokolliert, große Dateien sind kein Problem. Genau daran scheitert der Austausch per Mail zuerst.
Unterlagen anfordern mit Frist
Eine Anforderung sagt, was gebraucht wird und bis wann. Fehlt etwas dauerhaft, lässt sich das mit Begründung als „liegt nicht vor“ festhalten, statt die Liste offen zu lassen.
Bearbeitungsstand zeigen
Der Mandant sieht, wo sein Vorgang steht. Das ersetzt die meisten Anrufe, die nur eine Auskunft wollen.
Unterschreiben, auch von mehreren
Benannte Personen ohne Konto unterschreiben über einen persönlichen Link. Gespeichert wird nur ein Streuwert des Links, nicht der Link selbst, und mit der Unterschrift ist er verbraucht.
Fristen und Termine
Fristen mit Vorwarnung, Termine als Fenster zur Auswahl. Eingegebene Zeiten bleiben dabei unverändert, angezeigte werden in Ortszeit gerechnet.
Eigene Vorgangsnummern
Das gewachsene Nummernschema des Hauses gilt weiter, die Anwendung setzt es fort. Eine vorhandene Excel-Liste lässt sich dafür übernehmen.
Was davon schon gebaut ist
Ohne Firmennamen, weil die Werbeerlaubnis dafür nicht vorliegt. Branche, Umfang und Stand stehen dabei, und was nachprüfbar ist, ist nachprüfbar gemacht. Der Betriebsstand aller Anwendungen steht auf der Startseite.
Welche Pflichten hier greifen
Das Folgende ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Was für Ihren Betrieb gilt, hängt von Größe, Rechtsform und Geschäft ab. Der kostenlose Pflichtenprüfer gibt in sieben Fragen eine erste Richtung, ohne Anmeldung und ohne Datenübertragung.
- Berufsgeheimnis Für Berufsgeheimnisträger ist die Weitergabe an Dritte strafbewehrt. Deshalb gibt es in diesen Systemen keine Cloud-KI auf Mandatsdaten, und die Trennung zwischen Organisationen ist physisch, nicht nur logisch.
- Auftragsverarbeitung Zwischen Betreiber und Kanzlei gehört ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. In den gebauten Systemen wird er im Programm geschlossen und als unveränderlicher Stand abgelegt.
- Prüffeste Historie Wer nachweisen muss, wann was geschickt wurde, braucht mehr als eine Änderungsliste. Eine Kette von Prüfsummen bleibt auch dann vollständig, wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird.
Wie ein solches Vorhaben anfängt
Mit einem Gespräch über den Ablauf, nicht über Software. Danach steht ein Vorschlag in Stufen, jede mit einem Ergebnis, das benutzbar ist. Wenn ein fertiges Werkzeug reicht, sagen wir das, auch wenn dabei weniger für uns herauskommt. Schreiben Sie an kontakt@hubfox.de.
Anwendungen, die für diese Abläufe entstanden sind.
Sicheres Portal für den Austausch mit Mandanten
Mandantenfähig getrennt, verschlüsselt, mit einem Protokoll, das sich nicht brechen lässt. Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht.
Auswertung von BWA und Jahresabschluss
Kennzahlen, Ampel und Hochrechnung stehen sofort. Fehlt eine Größe, steht „nicht berechenbar“ statt einer geratenen Zahl.
Wo der Bedarf Standard ist, steht die Lösung schon.
Diese vier passen hier am häufigsten. Sie lassen sich einzeln nutzen und später verbinden. Die ganze Fox-Familie umfasst fünfzehn.
Erzählen Sie, was heute weh tut.
Ein paar Sätze genügen: was gemacht wird, womit es heute gemacht wird und woran es hakt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort lautet: dafür brauchen Sie uns nicht.